Możesz to robić ręcznie korzystając z gotowych wzorców dokumentów np. w programie Word lub OpenOffice. W dobie internetu i coraz nowocześniejszych urządzeń jest to jednak nienajlepsze rozwiązanie. Znacznie lepiej jest skorzystać z odpowiedniego oprogramowania, które zadba o to aby robić to w zgodzie z wszystkimi przepisami oraz ułatwi zarządzanie fakturami i ich numeracją.

Jako przykład profesjonalnego, prostego i popularnego tego typu produktu posłuży nam dzisiaj serwis Centrum Faktur.

Centrum Faktur to darmowa aplikacja internetowa. Ma ona wiele zalet w stosunku do tradycyjnego oprogramowania, które przed użyciem musisz pobrać i zainstalować na swoim komputerze. W przyszłości nie będziesz musiał niczego aktualizować ani “doinstalowywać” w swoim systemie. W przypadku aplikacji internetowej nie potrzebujesz niczego poza zwykłą przeglądarką internetowową. Co więcej, wszelkie poprawki w oprogramowaniu będą nanoszone na bieżąco – nie będziesz musiał śledzić aktualizacji (np. w przepisach prawa podatkowego), wszystko zrobi za Ciebie sam serwis. Możesz korzystać z aplikacji z jakiegokolwiek komputera jak i większości urządzeń mobilnych, niezależnie od systemu operacyjnego. Aplikacje internetowe są prostsze w użyciu i pozwalają na wygodną pracę w grupie. Nie musisz się martwić o kopie zapasowe ponieważ Twoje dane są bezpieczne na serwerze.

Profesjonalna faktura w 60 sekund

1. Rejestracja

Aby założyć własne konto należy przejść do strony rejestracji: Centrum Faktur – Rejestracja. Należy podać pełną nazwę firmy (można ją później zmienić w Ustawieniach oraz adres (domenę) w którym zostanie zarejestrowane nasze nowe konto. Adres ten jest o tyle ważny, że poprzez niego będziemy logować się w przyszłości do naszego konta np. w tym wypadku jest to madpol.centrumfaktur.pl.

2. Zaliczkowa czy normalna?

Po zalogowaniu się do systemu, kliknij Nowa faktura. Do wyboru otrzymasz zwykłą fakturę VAT oraz fakturę zaliczkową (korekty wystawia się z poziomu konkretnej faktury). Wystarczy jeszcze wybrać z listy klienta i gotowe.

3. Nowy klient

Jeśli twoja baza klientów jest jeszcze pusta z rozwijanej listy wybierz Nowy. Zostaniesz przeniesiony do formularza Nowy klient. Po jego zapisaniu otrzymasz od razu formularz nowe faktury dla nowo utworzonego klienta.

4. Nowa faktura VAT

Dodaj wszystkie usługi bądź produkty, sprawdź dane kontrahenta oraz własne w pasku po prawej i zapisz fakturę. Wszystkie dodatkowe informacje jak np. konta możesz umieścić w polu Uwagi, które zostanie dołączone do faktury.

Od kiedy w 2004 roku nowelizacja prawa zdjęła obowiązek podpisu na fakturze, stało się jasne, że obowiązujące przepisy dotyczące faktur elektronicznych tracą rację bytu. Tajemnicą poliszynela stał się fakt, że wszyscy, w tym również duże korporacje, zaczęli za obopólną zgodą wysyłać faktury e-mailem. Jest to zwyczajnie tańsze i wygodniejsze, a jednocześnie bezpieczniejsze.

W myśl litery prawa, w Polsce wysyłanie faktur e-mailem nie jest jednak legalne i naraża firmę na konflikt z Urzędem Skarbowym oraz ewentualne kary. Światełko w tunelu otworzył niedawny wyrok Najwyższego Sądu Administracyjnego, który stwierdził, że faktura przesłana faksem lub w pliku PDF daje podobne uprawnienia, jak faktura przesłana pocztą. Jednocześnie NSA podważył w ten sposób wcześniejszy wyrok WSA w tej sprawie. Dla wielu sprawa stała się jasna, pomimo iż w Polsce nie obowiązuje mechanizm precedensu. “Hola, hola”, zawołał jednak ktoś z Urzędu! Cytując artykuł z Wyborczej:

“Wygrał zdrowy rozsądek? Nie u fiskusa. “Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że respektuje rozstrzygnięcia Sądu (…), co nie oznacza, że podziela argumentację prawną” – napisał resort w odpowiedzi na pytanie, czy wreszcie skończy z fakturowym absurdem.”

Tak prezentuje się stan na dzień dzisiejszy. Wygląda jednak na to, że sytuacja powoli, powoli zmierza w dobrym kierunku. Dlatego warto wspierać inicjatywy takie jak LegalneFaktury.pl, do czego gorąco zachęcam.

Faktura online to faktura wystawiona za pomocą aplikacji internetowej. Darmowa aplikacja internetowa do wystawiania faktur daje dostęp do faktur gdziekolwiek jesteś. Dzięki niej możesz szybko przypomnieć sobie ostatnio wystawione faktury, zobaczyć faktury z przekroczonym terminem płatności oraz wystawić nową fakturę online. Rejestrując się w systemie fakturowym uzyskujesz o wiele większe możliwości od tych jakie oferuje tradycyjne oprogramowanie. Przykładem może być możliwość prostego i szybkiego przesyłania faktur do klientów. Podobnie jest z archiwizacją i kopią zapasową wystawianych faktur. Robi to za ciebie system, dzięki czemu nigdy nie utracisz swoich danych. Programu do wystawiania faktur online jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorców. Przyłącz się do grona zadowolonych przedsiębiorców i zacznij przygodę z systemem do wystawiania faktur online już dziś.

Wedle obowiązujących przepisów faktura VAT powinna zawierać numer kolejny. Wybrany schemat numeracji faktur może zawierać miesiące, kwartały, lata, całość działalności podatnika – wg jego wyboru np. 1/2010, 1/1/2010, 1/KOR/03/2010, 123. Należy jednak przyjąć i konsekwentnie stosować w ustalonym okresie czasu jedną i tą samą zasadę. Ważne jest aby numeracja kolejnych faktur była ciągła. Oznacza to, że obowiązkowo numer porządkowy na każdej kolejnej fakturze musi być o 1 większy.

Jak zatem rozwiązać problem, prowadzenia kilku punktów sprzedaży, z których każdy wystawiałby faktury VAT?
W takiej sytuacji należy wprowadzić oznaczenie identyfikujące punkt sprzedaży (liczbowe, słowne, skrótowe itp.) i prowadzić kilka numeracji kolejnych – odrębnie, np: 1/P1/2008, 2/P1/2008, 3/P1/2008 … i zarazem 1/P2/2008, 2/P2/2008, 3/P2/2008.

Na początek, gwoli przypomnienia należy powiedzieć, że w świetle polskich przepisów podatkowych jeżeli firma otrzyma pieniądze przed wystawieniam faktury, powinna ona na otrzymaną kwotę wystawić fakturę zaliczkową (a nie normalną fakturę, gdyż technicznie otrzymanie pieniędzy przed wystawieniem faktury jest zaliczką) . Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który należy wystawić do 7 dni po otrzymaniu zaliczki. Często takich zaliczek otrzymanych od kupującego przed wykonaniem usługi bądź dostarczeniem produktów jest więcej. Co zatem zrobić na końcu całego procesu, kiedy dostarczylismy już towar bądź wykonalismy usługę? Rozwiązaniem jest faktura końcowa.

Faktura końcowa jest w rzeczy samej normalną fakturą. Jedyna różnica polega na tym, że jako jej pozycje należy dodać poza wykonaną pracą (lub dostarczonymi towarami) na które opiewa reszta kwoty (całość minus zaliczki), wszystkie faktury zaliczkowe z ujemną ceną (dokładnie taką na jakie wcześniej opiewały poszczególne zaliczki).

Dla przykładu, zakładając, że cała zakładana praca (faktura) opiewa na 1000 PLN a wcześniej wystawiliśmy 2 faktury zaliczkowe (na 200 i 400 PLN netto), pozycje na fakturze końcowej mogłyby wyglądać następująco:

(dla ułatwienia uzględniam jedynie pola z opisem oraz ceną)

Czym jest faktura korygująca i z czym to się je?

Jest to dokument wystawiany w przypadku popełnienia błędu w konkretnej  fakturze VAT. Dokument taki w obrocie gospodarczym musi być odniesiony do konkretnej faktury i może zostać wystawiony w przypadku gdy np. po wystawieniu faktury VAT udzielono upustów (rabatów), dokonano zwrotu towarulub kwot lub zaliczki nienależnych nabywcy, przedpłat, zadatków lub stwierdzono inne błędy – także w cenie, stawce oraz kwocie podatku w wystawionej fakturze VAT .

Faktury korygujące powinna:

• zawierać wyraz “KOREKTA” albo wyrazy “FAKTURA KORYGUJĄCA”,
• zawierać numer kolejny oraz datę wystawienia.
• zawierać dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca; obowiązkowe dane dotyczące transakcji, takie same jak dla faktur vat; kwotę i rodzaj udzielonego rabatu; przyczynę wystawienia faktury korygującej; kwotę zmniejszenia/zwiększenia podatku należnego.
• faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek, zawiera zarówno kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.
• być wystawiona w co najmniej 2 egzemplarzach odpowiednio oznaczonych jako “oryginał” i “kopia”,
• sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Najlepiej i najwygodniej jest skorzystać z odpowiedniego oprogramowania. Jako przykład posłuży nam porsta i darmowa aplikacja internetowa Centrum Faktur, która ułatwi cały proces do niezbędnego minimum.

Jeśli jeszcze nie masz jeszcze własnego konta w Centrum Faktur zajrzyj tutaj.

Korekta do istniejącej faktury

Fakturę korygującą możesz wystawić jedynie do istniejącej już faktury. Jeśli faktura do której chcesz wystawić korektę istnieje już w Centrum Faktur wystarczy, że wejdziesz w jej szczegóły i klikniesz przycisk Wystaw korektę. Pamiętaj, przycisk ten pojawi się jedynie wówczas kiedy faktura ma nadany numer i została wydrukowana (PDF lub wysłana e-mailem). W przeciwnym wypadku, musisz najpierw dodać do swojego Centrum Faktur fakturę którą chcesz skorygować, wydrukować ją a następnie wystawić odpowiednią korektę w sposób opisany wyżej.

Od 2004 roku nie ma obowiązku podpisywania faktur, zarówno wobec Ciebie jako osoby wystawiającej, ani Twojego klienta. Należy jednak pamiętać, że w razie problemów podpis nabywcy może ułatwić odzyskanie pieniędzy.

Co więcej, istnieją dwa odstępstwa od tej reguły – VAT RR (rolnik ryczałtowy) oraz nota korygująca, które wymagają podpisu. Więcej szczegółów znajdziesz w Dzienniku Ustaw 2004 nr 54 poz. 535

Nie. Urząd Skarbowy interpretuje zupełnie inaczej brak VATu (puste pole) i 0% VATu. Jeśli Twoja usługa lub produkt nie jest objęty podatkiem VATem, powinieneś pozostawić pole stawki VAT puste. Jeżeli natomiast stawka VAT dla Twojej pozycji na fakturze wynosi 0% musisz ją uwzględnić.

E-faktura (faktura elektroniczna) – dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową. Należy podkreślić, że zeskanowana faktura, czy np. faktura zapisana w pliku PDF nie są fakturą elektroniczną w rozumieniu tych przepisów.

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego każda faktura, przesyłana w formie elektronicznej powinna posiadać podpis elektroniczny lub zostać przesłana za pomocą operatora EDI.

Stosowanie e-faktury posiada wiele plusów:

Czytaj resztę tego artykułu »