W końcu!

Ktoś pomyślał o przedsiębiorcach drukujących i wysyłających faktury vat w formie papierowej. Jeśli dotąd nie potrzebowałeś korzystać z serwisów internetowych aby wystawiać faktury dla swoich klientów to najwyższy czas o tym pomyśleć.

Serwis CentrumFaktur od niedawna świadczy możliwość wysyłania faktur nie tylko drogą elektroniczną ale także zwykłą pocztą “papierową”. To wszystko dzięki integracji z serwisem postivo.pl.

Jak to zrobić? Otóż jest to banalnie proste. Wystarczy być zarejestrowanym w obu tych serwisach i wykonać następujące kroki.

W serwisie postivo należy wejść w menu API — integracja → Konfiguracja dostępu do API i skonfigurować swoje hasło dostępu poprzez API (powinno ono być inne od tego, którego używasz do logowania się na konto).

Następnie zaloguj się do swojego konta Centrum Faktur, wejdź w Ustawienia → Wysyłka pocztą i wpisz swój login Postivo oraz wybrane wcześniej hasło API.

Od tego momentu w serwisie Centrum Faktur faktury oraz oferty/pro formy bardzo prosto wyślesz w wersji papierowej, bezpośrednio z poziomu twojego konta. Wystarczy, że w szczegółach gotowego dokumentu klikniesz Wyślij pocztą i podasz/zweryfikujesz adres odbiorcy.

Podstawą każdego udanego biznesu jest lojalność i zaufanie klientów i o to właśnie walczy każdy przedsiębiorca. A przynajmniej powinien. Często, w przypadku regularnych zamówień na dostarczanie usług lub produktów, zdarza się, że wystawiasz wiele bardzo podobnych, bądź takich samych faktur regularnie. Na przykład co miesiąc lub co rok, dla tego samego klienta. Albo też na bieżąco dla wielu różnych klientów. Jeżeli więc masz wątpliwości co do tego, jak bardzo może pomóc ci w tym solidny i prosty w obsłudze system, musisz koniecznie zobaczyć jak robi się to w Centrum Faktur.

Nasz ulubiony program do wystawiania faktur online pomoże ci na dwa sposoby: pozwoli na utworzenie szablonu w oparciu o już wystawioną fakturę oraz na automatyczne wystawianie na jego podstawie faktur cyklicznych.

Jak stworzyć szablon

1. Stwórz nową fakturę (lub wejdź w szczegóły istniejącej)

   

   Szablony można tworzyć tylko na podstawie istniejących faktur. Stwórz zatem i zapisz nową fakturę, wypełniając wszystkie niezbędne pola (po wszystkim będziesz mógł ją usunąć).

2. Utwórz szablon

   

   Wejdź do ekranu szczegółów zapisanej faktury (znajdziesz się tam automatycznie po zapisaniu faktury) i kliknij znajdujący się w prawej kolumnie przycisk Utwórz szablon faktury.

3. Wystawienie nowej faktury na bazie szablonu

   Po zapisaniu szablonu przejdź do ekranu listy faktur lub podsumowania i w palecie Nowa faktura na liście Wybierz szablon odnajdź właśnie utworzony dokument. Klient przypisany do oryginalnej faktury powinien zostać wybrany automatycznie w polu Wybierz klienta. Kliknięcie Utwórz fakturę spowoduje stworzenie nowej faktury zawierającej wszystkie pola z szablonu oraz dane wybranego klienta.

Automatyczne wystawianie faktury

1. Gdzie znajdę moje szablony?

   

   Listę wszystkich szablonów faktur znajdziesz klikając w link Szablony znajdujący się w prawej kolumnie ekranu listy faktur. Jest on widoczny jedynie wtedy, gdy posiadasz zdefiniowane szablony.

2. Zmiana częstotliwości i firma

   

   Wejdź w szczegóły wybranego szablonu. W prawej kolumnie znajdziesz przycisk Edytuj, prowadzący do ekranu pozwalającego na zmianę wszystkich parametrów szablonu. Aby wystawiać faktury cyklicznie, zaznacz opcję Wystawianie cykliczne i wybierz dzień miesiąca. Aby wystawiać fakturę co rok, dodatkowo zmień pole każdego miesiąca na wybrany miesiąc. Jak widzisz, Centrum Faktur pozwala automatycznie wystawiać faktury pierwszego roboczego, ostatniego roboczego oraz ostatniego dnia miesiąca.

Masz już swój wewnątrzwspólnotowy, europejski NIP z literkami PL na początku (pamiętaj, że trzeba go uzyskać osobno, nie wystarczy dopisać literek PL na początku!)? Zastanawiasz się czy możesz go używać na polskich fakturach?

“Czy nie powinno być tak, że na fakturze krajowej przed numerem NIP nie pojawia się PL a na unijnych tak? Obecnie na fakturze zawsze pojawia się, tak jak jest wpisane – w każdym dokumencie pojawia się taka forma jaką umieściliśmy w Ustawieniach.”

Szczegółową odpowiedź znajdziesz w komentarzu do NIP na fakturze z PL czy bez

Możesz to robić ręcznie korzystając z gotowych wzorców dokumentów np. w programie Word lub OpenOffice. W dobie internetu i coraz nowocześniejszych urządzeń jest to jednak nienajlepsze rozwiązanie. Znacznie lepiej jest skorzystać z odpowiedniego oprogramowania, które zadba o to aby robić to w zgodzie z wszystkimi przepisami oraz ułatwi zarządzanie fakturami i ich numeracją.

Jako przykład profesjonalnego, prostego i popularnego tego typu produktu posłuży nam dzisiaj program do faktur online — Centrum Faktur

Centrum Faktur to darmowa aplikacja internetowa:

“Centrum Faktur to darmowa aplikacja internetowa. Rozwiązanie to ma wiele zalet w stosunku do tradycyjnego oprogramowania, które przed użyciem musisz pobrać i zainstalować na swoim komputerze. Wszelkie aktualizacje odbywają się automatycznie — zarówno w przypadku zmian w przepisach, jak i wprowadzenia nowych funkcji. Aplikacje internetowe są prostsze w użyciu i pozwalają na wygodną pracę w grupie. Co więcej, nie musisz się martwić o kopie zapasowe, ponieważ Twoje dane są zawsze bezpieczne na naszym serwerze.”

Profesjonalna faktura w 60 sekund

1. Rejestracja

Aby założyć własne konto należy przejść do strony rejestracji: Centrum Faktur – Rejestracja. Należy podać pełną nazwę firmy (można ją później zmienić w Ustawieniach oraz adres (domenę) w którym zostanie zarejestrowane nasze nowe konto. Adres ten jest o tyle ważny, że poprzez niego będziemy logować się w przyszłości do naszego konta np. w tym wypadku jest to madpol.centrumfaktur.pl.

2. Zaliczkowa czy normalna?

Po zalogowaniu się do systemu, kliknij Nowa faktura. Do wyboru otrzymasz zwykłą fakturę VAT oraz fakturę zaliczkową (korekty wystawia się z poziomu konkretnej faktury). Wystarczy jeszcze wybrać z listy klienta i gotowe.

3. Nowy klient

Jeśli twoja baza klientów jest jeszcze pusta z rozwijanej listy wybierz Nowy. Zostaniesz przeniesiony do formularza Nowy klient. Po jego zapisaniu otrzymasz od razu formularz nowe faktury dla nowo utworzonego klienta.

4. Nowa faktura VAT

Dodaj wszystkie usługi bądź produkty, sprawdź dane kontrahenta oraz własne w pasku po prawej i zapisz fakturę. Wszystkie dodatkowe informacje jak np. konta możesz umieścić w polu Uwagi, które zostanie dołączone do faktury.

Od kiedy w 2004 roku nowelizacja prawa zdjęła obowiązek podpisu na fakturze, stało się jasne, że obowiązujące przepisy dotyczące faktur elektronicznych tracą rację bytu. Tajemnicą poliszynela stał się fakt, że wszyscy, w tym również duże korporacje, zaczęli za obopólną zgodą wysyłać faktury e-mailem. Jest to zwyczajnie tańsze i wygodniejsze, a jednocześnie bezpieczniejsze.

W myśl litery prawa, w Polsce wysyłanie faktur e-mailem nie jest jednak legalne i naraża firmę na konflikt z Urzędem Skarbowym oraz ewentualne kary. Światełko w tunelu otworzył niedawny wyrok Najwyższego Sądu Administracyjnego, który stwierdził, że faktura przesłana faksem lub w pliku PDF daje podobne uprawnienia, jak faktura przesłana pocztą. Jednocześnie NSA podważył w ten sposób wcześniejszy wyrok WSA w tej sprawie. Dla wielu sprawa stała się jasna, pomimo iż w Polsce nie obowiązuje mechanizm precedensu. “Hola, hola”, zawołał jednak ktoś z Urzędu! Cytując artykuł z Wyborczej:

“Wygrał zdrowy rozsądek? Nie u fiskusa. “Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że respektuje rozstrzygnięcia Sądu (…), co nie oznacza, że podziela argumentację prawną” – napisał resort w odpowiedzi na pytanie, czy wreszcie skończy z fakturowym absurdem.”

Tak prezentuje się stan na dzień dzisiejszy. Wygląda jednak na to, że sytuacja powoli, powoli zmierza w dobrym kierunku. Dlatego warto wspierać inicjatywy takie jak LegalneFaktury.pl, do czego gorąco zachęcam.

Faktura online to faktura wystawiona za pomocą aplikacji internetowej. Darmowa aplikacja internetowa do wystawiania faktur daje dostęp do faktur gdziekolwiek jesteś. Dzięki niej możesz szybko przypomnieć sobie ostatnio wystawione faktury, zobaczyć faktury z przekroczonym terminem płatności oraz wystawić nową fakturę online. Rejestrując się w systemie fakturowym uzyskujesz o wiele większe możliwości od tych jakie oferuje tradycyjne oprogramowanie. Przykładem może być możliwość prostego i szybkiego przesyłania faktur do klientów. Podobnie jest z archiwizacją i kopią zapasową wystawianych faktur. Robi to za ciebie system, dzięki czemu nigdy nie utracisz swoich danych. Programu do wystawiania faktur online jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorców. Przyłącz się do grona zadowolonych przedsiębiorców i zacznij przygodę z systemem do wystawiania faktur online już dziś.

Wedle obowiązujących przepisów faktura VAT powinna zawierać numer kolejny. Wybrany schemat numeracji faktur może zawierać miesiące, kwartały, lata, całość działalności podatnika – wg jego wyboru np. 1/2010, 1/1/2010, 1/KOR/03/2010, 123. Należy jednak przyjąć i konsekwentnie stosować w ustalonym okresie czasu jedną i tą samą zasadę. Ważne jest aby numeracja kolejnych faktur była ciągła. Oznacza to, że obowiązkowo numer porządkowy na każdej kolejnej fakturze musi być o 1 większy.

Jak zatem rozwiązać problem, prowadzenia kilku punktów sprzedaży, z których każdy wystawiałby faktury VAT?
W takiej sytuacji należy wprowadzić oznaczenie identyfikujące punkt sprzedaży (liczbowe, słowne, skrótowe itp.) i prowadzić kilka numeracji kolejnych – odrębnie, np: 1/P1/2008, 2/P1/2008, 3/P1/2008 … i zarazem 1/P2/2008, 2/P2/2008, 3/P2/2008.

Na początek, gwoli przypomnienia należy powiedzieć, że w świetle polskich przepisów podatkowych jeżeli firma otrzyma pieniądze przed wystawieniam faktury, powinna ona na otrzymaną kwotę wystawić fakturę zaliczkową (a nie normalną fakturę, gdyż technicznie otrzymanie pieniędzy przed wystawieniem faktury jest zaliczką) . Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który należy wystawić do 7 dni po otrzymaniu zaliczki. Często takich zaliczek otrzymanych od kupującego przed wykonaniem usługi bądź dostarczeniem produktów jest więcej. Co zatem zrobić na końcu całego procesu, kiedy dostarczylismy już towar bądź wykonalismy usługę? Rozwiązaniem jest faktura końcowa.

Faktura końcowa jest w rzeczy samej normalną fakturą. Jedyna różnica polega na tym, że jako jej pozycje należy dodać poza wykonaną pracą (lub dostarczonymi towarami) na które opiewa reszta kwoty (całość minus zaliczki), wszystkie faktury zaliczkowe z ujemną ceną (dokładnie taką na jakie wcześniej opiewały poszczególne zaliczki).

Dla przykładu, zakładając, że cała zakładana praca (faktura) opiewa na 1000 PLN a wcześniej wystawiliśmy 2 faktury zaliczkowe (na 200 i 400 PLN netto), pozycje na fakturze końcowej mogłyby wyglądać następująco:

(dla ułatwienia uzględniam jedynie pola z opisem oraz ceną)

Czym jest faktura korygująca i z czym to się je?

Jest to dokument wystawiany w przypadku popełnienia błędu w konkretnej  fakturze VAT. Dokument taki w obrocie gospodarczym musi być odniesiony do konkretnej faktury i może zostać wystawiony w przypadku gdy np. po wystawieniu faktury VAT udzielono upustów (rabatów), dokonano zwrotu towarulub kwot lub zaliczki nienależnych nabywcy, przedpłat, zadatków lub stwierdzono inne błędy – także w cenie, stawce oraz kwocie podatku w wystawionej fakturze VAT .

Faktury korygujące powinna:

• zawierać wyraz “KOREKTA” albo wyrazy “FAKTURA KORYGUJĄCA”,
• zawierać numer kolejny oraz datę wystawienia.
• zawierać dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca; obowiązkowe dane dotyczące transakcji, takie same jak dla faktur vat; kwotę i rodzaj udzielonego rabatu; przyczynę wystawienia faktury korygującej; kwotę zmniejszenia/zwiększenia podatku należnego.
• faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek, zawiera zarówno kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.
• być wystawiona w co najmniej 2 egzemplarzach odpowiednio oznaczonych jako “oryginał” i “kopia”,
• sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Najlepiej i najwygodniej jest skorzystać z odpowiedniego oprogramowania. Jako przykład posłuży nam porsta i darmowa aplikacja internetowa Centrum Faktur, która ułatwi cały proces do niezbędnego minimum.

Jeśli jeszcze nie masz jeszcze własnego konta w Centrum Faktur zajrzyj tutaj.

Korekta do istniejącej faktury

Fakturę korygującą możesz wystawić jedynie do istniejącej już faktury. Jeśli faktura do której chcesz wystawić korektę istnieje już w Centrum Faktur wystarczy, że wejdziesz w jej szczegóły i klikniesz przycisk Wystaw korektę. Pamiętaj, przycisk ten pojawi się jedynie wówczas kiedy faktura ma nadany numer i została wydrukowana (PDF lub wysłana e-mailem). W przeciwnym wypadku, musisz najpierw dodać do swojego Centrum Faktur fakturę którą chcesz skorygować, wydrukować ją a następnie wystawić odpowiednią korektę w sposób opisany wyżej.